Подать  резюме на сайте «Работа в Москве и Московской области» - www.JobInMoscow.com.ru

Оформление рабочей поездки

Согласно действующему законодательству РФ, во время служебной поездки сотрудник не может быть уволен (за ним сохраняются средняя зарплата и рабочее место). Работодатель обязан компенсировать расходы сотрудника на проезд и проживание, а также другие траты, связанные со служебной поездкой.

Документальное подтверждение трат

Для подтверждения расходов на жилое помещение после возвращения из служебной поездки нужно предоставить отчетные документы за проживание для командировочных: распечатку ваучера либо брони гостиницы, счет-фактуру либо чек об оплате. Если работник снимает частное жилье, то ему необходимо приложить к отчету договор аренды. Желательно предварительно поинтересоваться у хозяина, готов ли он подписать договор. Для подтверждения транспортных расходов при покупке билета на автобус, железнодорожный или воздушный транспорт через интернет необходимо сохранить электронные чеки. Тем, кто отправляется в командировку на воздушном транспорте, нужно иметь документы строгой отчетности, а именно: посадочный талон со штампом о прохождении досмотра и маршрутную квитанцию. Кроме того, надо сохранить чек на такси или трансфер, а также билеты на общественный транспорт в том случае, если в положении о служебных поездках имеется пункт о возмещении данных затрат. Остальные затраты определяются данным положением. К примеру, некоторые предприятия компенсируют стоимость деловых обедов. В таких ситуациях надо предоставить чек из ресторана.

Порядок оформления командировки

На каждом предприятии трудовое законодательство может дополняться локальным актом, который регулирует процедуру отправки работников в командировку. Этот документ содержит следующую информацию:

· в каких целях может совершаться служебная поездка;

· кто может быть отправлен в деловую поездку;

· размер суточных для отправленных в деловую поездку по России и за рубежом;

· виды затрат, покрываемые работодателем, включая дополнительные (к примеру, затраты на такси, трансфер, деловые ужины).

Перед служебной поездкой нужно изучить положение о командировках на предприятии, чтобы иметь четкое представление о том, какие затраты будут возмещены, а какие нет. Процедура оформления командировки на каждом предприятии имеет собственные нюансы. Однако существуют и общие для большинства предприятий моменты:

· Выбор сотрудника. В соответствии с действующим законодательством, не весь персонал можно отправить по делам предприятия.

· Согласование служебной поездки. На некоторых предприятиях для согласования рабочей поездки и сопутствующих расходов принято писать служебную записку руководству. Но по закону ее оформление не является обязательным.

· Оформление заявления на выплату аванса. Это необходимо для покупки билетов и бронирования гостиницы сотрудником. Сумма определяется на основании приблизительной стоимости аренды номера и транспортных затрат.

· Выпуск приказа о служебной поездке. Этот документ оформляется по унифицированной форме Т-9 или Т-9а либо в принятой на предприятии свободной форме.

· Бронирование билетов и жилья. На одних предприятиях это делают сами командированные из полученного аванса, на других – уполномоченные работники предприятия.

· Выплата суточных. Их выдают за несколько дней до рабочей поездки. Они используются для оплаты дополнительных затрат, связанных с деловой поездкой, к примеру, питания.

· Отчет о затратах в рабочей поездке. После служебной поездки необходимо отчитаться об израсходованных деньгах. Для этого надо собрать всю отчетную документацию, заполнить авансовый отчет, а в случае потери работником посадочного талона на воздушный транспорт или какого-либо чека – написать служебную записку на компенсацию израсходованных денег.

Перейти к началу страницы сайта "Работа в Москве и Подмосковье" - www.JobInMoscow.com.ru Наверх